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邦永软件在消防工程行业中的成功应用

一、项目背景

大连爱瑞克机电设备有限公司坐落于美丽的海滨城市大连,是集消防、楼宇自控、装饰装修为一体的综合型企业。爱瑞克机电设备有限公司是国家建设部特许经营的消防工程企业,拥有雄厚的资金和技术实力,专门从事工业及民用工程消防产品的销售及消防工程配套服务。公司管理科学,工艺先进,具有消防、楼宇自控、安防、装饰装修等多项施工资质,质量保证体系健全,能全面地完成各消防工程项目,如:自动报警系统(离子、光电、差、定温、红外线、煤气泄漏等探测系统及缆式报警系统)、自动喷洒灭火系统(湿式灭火系统、干、湿两用灭火系统、预作用系统、水幕系统、水喷雾系统等)、气体灭火系统、高倍泡沫灭火系统、消防联动系统(防火卷帘、防火门系统、防排烟系统、空调系统、紧急广播系统、消防电梯控制系统、应急照明疏散指示系统、消防监控及“119”联动系统、气体灭火联动系统、消火栓、自动喷洒、高低倍泡沫联动系统)。

作为弱电系统集成与建筑机电工程的专业公司,公司拥有极尽合理完善的管理理念和体系,但随着同时开工的项目的增多,公司领导感到如何有效的控制成本、使各项目部与公司各职能部门及时有效沟通、材料供给及时、资源调配合理、保证工程进度、工程相关资料管理等方面的问题日益突出。因此提高企业内部管理水平、加大信息化力度,就成为公司领导需要迫切解决的问题。公司领导对目前市场上的项目管理系统进行综合评定及选择,旨在选出适合中国企业项目运做并简单易用的系统来管理整个项目。经过各方面评比及推荐,邦永PM2项目管理系统以其适用于中国企业管理模式、简单易用、二次开发能力强等特点获得了高层领导的认可。

邦永公司项目管理咨询专家对爱瑞克公司进行了全面调研,结合爱瑞克公司各部门的实际情况,制定了关于邦永PM2项目管理系统应用方案。邦永公司为其提供了PM2项目管理系统弱电集成行业版,主要包括协同办公、项目计划、物料管理、合同管理、资金管理、成本核算、文档资料、项目跟踪、项目报告等九个子系统。

二、业务分析

为了缩短爱瑞克项目管理系统成功实施周期,邦永公司派出资深项目管理咨询专家团队同爱瑞克以总经理为组长的项目信息小组对爱瑞克进行了两周多的业务需求沟通及业务流程调研;充分了解到爱瑞克公司在项目管理工作及日常工作中希望在以下几个方面加强提高:

各项目部的各个职能部门的人员,在自己的意识中都知道项目工作的基本流程,但作为公司的主营业务,建议应形成标准化的业务流程,并将其内容制度化,为以后的具体项目作提供指导。

无论是从一个独立项目的角度,还是从公司整体的角度,都应将项目的成本计划与跟踪工作细化,将人力资源成本、费用、分包、材料设备等要素分解到项目各个工作环节。这样才能为公司的成本核算与财务分析提供及时的基础数据。

各项目部经理根据合同工程量清单,进行有效的拆分,做出较精准的材料、设备使用量,在公司角度从源头对项目使用的材料、设备进行采购,使用控制。

由于每个项目都要涉及到工程部、预算部、投标中心、采购部、事业部、财务部、总经办,每个部门及相关人员从不同的角度都需要了解项目各个方面的计划与实际进度情况,提供一个有效的项目数据平台是解决各个部门之间沟通协调的捷径。

随着项目工作的展开,项目各方面的进度、合同执行情况、资金使用情况、人力资源调配情况是公司领导及项目经理都非常关心的问题,各级领导能及时了解项目的进展情况,进一步进行动态地分析控制。

  • 项目工作流程标准化

  • 项目成本核算及时与财务有效对比分析

  • 精细化的材料设备控制

  • 项目相关部门、人员之间的沟通

  • 项目的跟踪报告机制

具体应用模式如下:

1)公司领导对所有项目宏观调控。通过系统动态生成的各类报表对公司整体及各项目部的执行情况,进而对项目作出宏观调控。

2)工程部通过资源管理模块调配各类资源,组建项目部。通过计划进度、材料管理、合同管理等模块对各项目部的具体实施进行监督审核控制协调并制定项目标准工作流程。各项目部经理根据合同工程量清单,进行有效的拆分,做出较精准的材料、设备使用量,在公司角度从源头对项目的材料、设备进行控制;制定各项目详细的工期,费用计划,材料、设备使用计划,每周填报实际进度。通过填写相关业务数据,做到事前控制;在工程实际进展中,及时监控工程中发生的预计变更与预计签证;随工程的实际进展,将曾发生的预计变更和预计签证进行实际变更和实际签证处理。

3)预算部根据合同签订情况对设备材料的使用量进行初步预算。对资金使用状况进行工程前的事先计划。

4)投标中心根据合同签订情况对设备材料的使用量进行初步预算,和预算部,工程部的达到共识,形成控制标杆。对项目开工前的资金费用进行计划。

5)采供部根据材料管理模块汇总的材料计划生成采购计划,并进行统一采购、调拨、分配以保证材料供给的及时;通过在线报价功能,选择价格合适的物资供应商进行物资提供,达到降低采购成本的目的。通过资金计划,对采购合同的资金支出,做出计划,为领导决策做出准备。

6)财务部运用财务管理模块,对平常合同、项目费用款项的收支进行管理,能及时把握项目的成本。

7)事业部通过项目计划把握项目的跟单状况。

8)办公室通过基础资料对公司的人员进行行政管理。

9)信息小组担任系统管理员角色,负责爱瑞克网络环境的维护、Internet接入、数据库管理、应用系统维护和技术指导等日常系统管理工作。

 

三、系统框架与网络拓扑

公司总部内部所有计算机组成局域网。申请一个固定IP的ADSL互联网接入,公司内部可以共享上网。异地项目部通过拨号上网的方式与公司联网使用PM2系统。

数据库服务器、代理服务器、应用服务器均设置在公司机房管理,由信息中心管理员负责维护。

四、实施效果

通过在不同项目部的两个工程进行试点运行后,爱瑞克公司的领导及相关部门的管理、业务人员深深感触到了项目管理信息化为日常工作带来的益处,主要体现在以下几个方面:

  • 公司领导及各部门领导能实时动态的掌握项目执行的情况,为项目的调控奠定基础。
  • 项目成本得到有效的控制,在某些特殊情况下产生项目变更或调整时,能对项目的预期效果得到精细化的分析,有利于领导的决策。
  • 项目的目标得到明确,步骤得到统一,减少了各种协调会议,大大提高了相关部门及人员之间的沟通效率。
  • 不断为企业积累内部定额库,为更加精确的项目的预决算提供依据。
  • 实现全过程、多角度的成本分析。材料采购成本降低,材料供给及时,采购计划合理保证,库存量极大降低且接近零库存,减少了退货现象。
  • 设计工期在有效保证的基础上,平均缩短8%左右,项目成本控制效果明显。
  • 公司信息流转顺畅,极大的提高了工作效率。
  • 积累了一套较完善项目运作模版,为其它项目部规范运作奠定了必要的基础。

邦永PM2项目管理系统已在爱瑞克公司的应用中显示出自身的特点及优势,再一次用事实证明了中国弱电集成行业可以应用具有中国特色的邦永PM2项目管理系统进行综合管理。