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邦永软件在安防行业的成功案例

河北达安安全技术有限公司,总部位于河北省石家庄市,业务范围遍布于整个河北省。具有安防设计施工一级资质,消防设计施工、建筑装饰装修工程二级资质,是河北省安防产品行业协会副理事长单位。

目前,达安公司的主要业务就是“安防工程”与“消防工程”的项目施工与后期的维护。而对于公司未来的发展,管理层的定义是“专业的项目管理公司”。在项目管理理论上,公司管理层有丰富的经验。公司的总经理是CPMP,副总经理也是非常资深的PMP。达安公司的管理层非常重视企业的“学习氛围”,在日常不断地对中层管理人员以及员工进行项目管理理论的培训。

在信息化应用方面上,公司原来一直在使用某知名企业管理软件,来管理企业的财务与业务。公司也有概预算软件和材料管理软件。但是随着业务应用的深入,这些软件的弊病越来越突显出来。主要问题:

  1. 预算软件的成本计划值,与财务软件的实际成本值无法匹配和比较。中间的“信息孤岛”效应明显。
  2. 原有软件的业务管理功能不适应项目管理的特点;例如:物资采购和发料无法针对于具体的项目。
  3. 没有合适的“合同管理”功能。
  4. 根本无法做到项目成本的“精细化”与“实时化”管理。

正是基于以上的考虑,公司的管理层决定实施邦永EBS工程企业管理软件来代替原来软件的业务部分,通过数据接口与原有软件的财务模块进行衔接。

 

一、实施原则——简化流程

信息化感言:只要能够达到“目的”,过程中的环节应该尽量简化。

在实施邦永EBS之初,公司的管理层就制定了实施的原则:简化,简化再简化。要简化原有繁琐的流程。

例如:在没有使用EBS软件之前,达安公司的物资采购流程需要经过4个步骤,总经理需要在各个环节进行签字审批;而使用了EBS之后只用经过3个环节就可以了。总经理只要明确物资的初始计划量,其他就一切都在掌控中了。

这样做,即提高了工作效率,同时更加准确和方便地达到了“管控”的目的。

对于这一点,达安的副总经理颇有感慨。

软件不应该去“迁就”用户原有的繁琐流程,而是应该“解放”用户,简化用户的流程。这一点,在EBS的实施之初,双方就达成了共识。

由此,可以看到工程企业信息化的一个趋势。目前,市面上也有很多的工程类的企业管理软件,都号称功能齐全,面面俱到。对于工程企业的原有业务流程恨不得全面地“照顾”和“应和”。也有不少的工程企业,在找软件厂商来给其进行定制化研发。其产生的产品更是全面贴和此企业在某个时间段的应用模式。

然而正是这种软件模式,往往是无法适应企业和市场的变化和发展。

二、实施过程——标准的服务产品

信息化感言:软件是一种态度,更是标准化的服务产品。

邦永EBS的整个产品策略就是——提供更多的增值服务。EBS的实施服务也被邦永公司打造成了一个标准的产品。

这个实施的服务产品也是按照“渐进明晰,PDCA”的原理来运行的。主要分为以下几个阶段:

 

阶段

工作

计划阶段

  1. 建立实施小组,明确人员以及项目岗位。
  2. 用户方填写《EBS实施调研模版》。
  3. 实施方根据此模版来进行“业务蓝图”设计,并与用户初步讨论。
  4. 企业内部开展培训与动员工作。
  5. 双方制定现场培训计划和日程。

实施阶段

  1. 开展现场培训工作。
  2. 与用户共同制定详细的“业务蓝图”。
  3. 软件安装调试,数据导入(录入),系统上线等工作。

核查阶段

一些关键点的核查:

  1. 计划模式的制定;
  2. 核算体系的建立;
  3. “业务蓝图”的执行情况。

分析阶段

  1. 总结归纳实施阶段的经验。
  2. 对“业务蓝图”某些细节进行调整。

业务里程碑

召开项目启动会;

帐套启用,系统上线。

再计划阶段

制定日常应用的计划。

 

在整个“EBS标准实施服务产品”的执行中,“计划环节”是最重要的。对于达安公司的EBS实施服务,用户方与实施方都做了充分的准备,制定了确实可行的实施计划。

在这个阶段中,有两个重要的关键点——

一、管理思想上的准备:

在这个阶段一开始,达安公司的管理层对公司的管理干部,以及软件操作人员进行了多次的内部培训。

内训主要是围绕着EBS的管理思想和项目管理知识展开的,包括了:项目WBS划分原理,项目成本的精细化管理理论;“赢得值”分析法原理;作业成本法原理。

这些管理思想已经先一步的在达安公司的员工头脑里“植根”了。

二、管理技术上的准备:

为了配合EBS的应用,公司的副总经理亲自填写了《EBS实施调研模版》。根据模版确定了软件的应用人员,以及各自的权限范围。

模版还确定了其他重要的系统设置,包括了:WBS模版,“工程子目”列表,成本预算以及核算体系的模式。

有了计划环节的准备,EBS在接下来的几个环节中就很顺利地推行了下去。

三、实施结果——水到渠成

在使用邦EBS之后,达安公司对应用效果进行了总结,如下表:

 

效果

EBS应用前情景

EBS应用后效果

项目成本

“精细化”管理

通过财务的手段,只能是核算到项目一层

成本核算对象可做到项目WBS分解结构的第三层明细(未来计划到五层)

项目成本

“实时化”管理

事后;财务结算才能确切明细

事中;及时知道项目的真实成本

知识积累

一直在使用当地的“定额”进行预算与管理

将逐步建立和完善企业的“内部定额”

管理规范

物资管理混乱,一物多名;单据关键信息不全……

规范具有强制性

工作效率

发生问题推诿扯皮

简化流程,明确责任,

 

达安公司实施邦永EBS的成功经验可以总结为以下两条:

  • 客户方面的全力支持与配合;
  • 邦永EBS工程企业管理软件的成熟与可靠,以及服务产品化。