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邦永软件在监理代建行业中的成功应用

一、公司简介

北京铁建工程监理有限公司是由北京铁路局(控股)、中铁外服北京公司共同投资,经建设部、铁道部和北京市工商局批准成立的甲级监理企业,具有国家甲级工程监理资质。于2002年度和2003年度被铁道部建设司评为投标承诺与合同兑现A级单位。2004年被中国铁道建设协会评为先进监理单位。2004年通过了GB/T19001-2000质量管理体系认证,是中国建设监理协会、中国铁道工程建设协会会员。监理资质范围涵盖了铁路工程、房屋建筑工程、公路工程、地铁轻轨工程、市政公用工程等。

公司成立以来,先后监理了京九铁路引入北京枢纽、天津枢纽工程,大秦铁路亿吨配套工程、2亿吨改造工程,京广铁路京郑段电气化工程,神朔铁路电气化工程,京秦、京山、京广、京九线历次提速改造工程,京沪铁路电气化改造工程,北京站和北京西站无站台柱雨棚工程、石太铁路客运专线工程、京津城际轨道交通工程、北京南站改扩建工程、天津站改造工程、石德电化改造工程、北京北站改造工程,北京动车段工程、新建迁曹铁路工程等国家或铁道部的重点工程项目和高速铁路项目。还承担了北京地铁13号线、八通线、4号线和天津地铁1号线、3号线工程和天津市区至滨海新区快速轨道交通工程的施工监理。所监理的工程全部达到了建设单位的质量要求,没有发生任何质量或安全事故,受到了建设单位的好评。

公司监理的众多工程中有多项获奖。其中北京地铁八通线工程获鲁班奖;德州站技术改造工程、天津市区至滨海新区快速轨道交通工程、北京西站无站台柱雨棚工程获国家优质工程银质奖;京九铁路引入北京枢纽工程、京九铁路引入天津枢纽工程、北京东四环路穿越北京东站工程、邯济铁路邯郸南站改造工程获铁道部优质工程奖;广安门住宅小区1#、2#楼及地下停车库工程获北京市长城杯银质奖;岳家楼19#楼工程获北京市长城杯金质奖;朔黄铁路肃黄段增建二线工程、大秦铁路两亿吨扩能信号配套工程获中国铁道工程建设协会火车头一等奖;天津铁路枢纽东疏解南仓特大桥、迁曹铁路跨唐港高速公路特大桥、京哈铁路狼窝铺至秦皇岛段信号工程获中国铁道工程建设协会火车头二等奖、天津地铁1号线(双林站至刘园站全线级车站)工程荣获2007年度天津市建设工程“金奖海河杯”奖等。

组织结构:

 

 

二、信息化需求概况

随着北京铁建工程监理有限公司业务的快速发展以及公司规模的迅速壮大,承接的工程项目数量和投资额都成快速增长态势,对公司众多项目监理部的人力资源管理、进度管理、质量管理、资金收支管理、知识管理等方面提出了更高的整合要求,同时也对各项目的进度、质量、安全、沟通等方面的控制提出了挑战,目前公司的信息化建设主要以部门和单项专业软件为主,形成“信息孤岛”,没有发挥信息化的优势;对于项目进度控制、监理合同管理、质量安全监督、知识库的积累等方面,信息化也都还是空白,这对于公司的长期、持续和健康发展是很不利的。

本次项目管理信息系统的建设目标就是应用现代项目管理思想和信息技术,建立以项目管理为核心,涵盖项目进度、文档资料、人力资源、质量管理、安全管理、项目沟通等全方位的管理信息系统,提高项目运作中的管理水平,实现项目运行的实时性办公、规范化管理,为公司领导的决策提供及时准确的依据。

北京铁建工程监理公司项目管理总体流程图:

 

 

三、信息化的实现

1. 信息化建设的目标

经过系统地调研分析,北京铁建监理提出了信息化建设的总体目标:按照“总体规划、分步实施、重点培训、全面应用”的原则,结合公司六部一室整改的新思路,真正实现业务一体化,管理精细化,制度标准化,全面提高公司的信息化及现代化管理水平。

具体而言,就是抓住历史机遇,认真学习贯彻全路、全局建设工作的会议精神,落实“六位一体”和“高标准、讲科学、不懈怠”要求,大力宣贯不留遗憾、不当罪人、建不朽工程“两不一建”的质量观念,深入推进标准化管理,抓好各项工作,提高监理工作水平。落实路局“快半拍、高一格、好一档”的要求,借助信息化的平台,提高各部门和各项目之间的协调工作,不断巩固工作成果,创造新的业绩、实现新的跨越!

2. 信息化建设的内容

根据铁建监理公司的实际情况,配合六部一室的部门改革方案,结合公司原有的部分信息化软件,全公司信息化平台的建设分为以下几个部分:

公司、部门、项目部一体化建设:信息化模块的内容及关联

为促进公司各部门和项目部之间的业务联系,减轻人为损耗,提高工作效率,创造新的业绩,公司平台确定了“一套系统、一个数据库、一个界面、一体运行”的规划和建设原则,整体建设的核心围绕建立一体化管理系统,包括建立公司、部门和项目部之间无缝沟通的协同办公平台,加强业务和管理之间的联系;建立项目部的管理平台,全面监督项目进度及成本情况,全面监管人员配备及到岗情况,全面控制资金费用情况;建立公司的管理监管平台,质量、安全及文档工作的检查及备案,为提高公司的管理水平提供了强有力的保障,为以后的工作提供了最原始的记录参考。

协同办公平台:通过协同办公平台相关人员可以对所涉及项目现场及各部门的工作情况及时了解并做出批复,还能够协助管理者迅速了解问题并分析问题原因;恰当及时的预警、提醒功能,实现了自动化办公的目标;可以随时公布公司及项目的公告、消息、动态进程等,使每个人可随时了解公司及项目的运营情况,调动其工作积极性,使其更好的投入工作。通过协同平台,彻底改变了以前审批无依据、决策无数据、周报、月报单一、无法掌控全局,缺少事前风险评估及事中风险识别的局面。

 

 

项目管理平台:包含项目管理、人力资源、成本核算、资金管理

项目管理是整个信息平台的基础,也是公司管理中所有基础数据的来源。包括项目计划、项目进度、交付成果、停/复工记录、形象进度说明、工程量清单、计划变更等;并且包括领导层所关心的项目计划周报、月报及汇总、项目考评等。

人力资源是信息平台的支柱,除了标准人力资源管理中的职称、职务、类别、角色等,还包括了项目中所特有的站段、歇岗、人力资源计划、工时进度填报等,能很好的反映每个员工目前的工作状态及负荷。

成本核算、资金管理是所有项目管理的核心,具体分为两部分,一是项目部分的成本核算,再就是各项目的收入、监理人员费用的核算。通过成本、资金管理,不但可以准确及时的反映出项目的成本计划、预算、进度执行情况,实时控制费用的进度,还可以很方便的监管各监理项目部的费用借款、支出、以及监理收入情况,便于各项目的整体掌控。成本核算包括项目成本预算、项目成本计划、项目实际成本、监理成本报告、项目毛利分析等;资金管理包括费用支出、资金收入等。

整个项目管理平台很好的把项目部和公司融合在一起,及时反映各项目的计划及进度执行情况,以及各个环节相关的人力资源、成本、费用、收入等的动态状况,便于领导层的决策及管控。

公司管理平台:包含质量管理、安全管理、文档管理

监理工作的重点在于监督、管理并提出有效的整改措施,根据四控两管一协调的工作原则,安全和质量控制是监理工作的重中之重。安全和质量贯穿整个项目的全部,项目总监的任务就是协调整个工程施工,保证最小的投入安全的产出质量最优的结果。

安全管理包括安全法规制度、安全会议、安全施工问题通知、安全隐患整改反馈、安全文明施工检查自定义及评分、汇总等;质量管理包括质量法律法规、项目验收标准、交付成果标准、质量问题通知、质量问题反馈、质量评审等。

文档管理是整个监理工作成果的积累,也是以后工作的参考,符合监理工作原则的合同管理和信息管理。包括文档分类、文档资料、文档检索、借阅及归还等。

标准化建设:信息化制度的建立及统一

标准化是实现信息化的基础条件,以确保信息流的方向和表现形式是确定的。包括信息化管理制度、业务流程标准化、项目信息标准化、文档资料标准化。铁建监理在信息化实施的过程中对信息化的体系根据公司的实际要求进行了梳理和深化,然后将这些标准通过信息化系统固化下来,实现了全公司的统一管理。

信息化管理制度是对现行管理制度进行优化完善,以适应公司信息化建设的需求;业务流程标准化是对企业现行的业务流程进行梳理优化,以适应公司信息化系统使用的需要;项目信息标准化根据项目管理的各项内容,对相关资源进行分类编码和规范,包括建立项目编码体系、人力资源编码体系、成本、费用科目编码体系等;文档资料标准化是对公司现有的法规、制度、合同文档、资料、信息等进行规范统一,以适应公司不断发展的需要。

精细化建设:领导管理的深入要求

精细化是信息化管理的必然结果。动态的实时数据,有助于领导更好的合理地分配资源、优化计划,加快项目进度、降低成本;方便、灵活的计划调整功能,可帮助管理人员及时应对项目工作中发生的各种变更;

便捷、统一的沟通平台,为各个部门提供了简便易用的标准共同平台,保证了信息的及时上传下达;方便的多项目管理,使领导者真正的可以随时掌握各项目的进度、资金使用状况及项目未来预测情况;信息平台的建立,为不同层次的人员决策和工作提供了及时有效的信息支持,提高了企业项目管理水平;科学、规范的项目管理机制的形成,减轻了企业实际工作中的压力。

四、信息化建设的成果

1. 决策层

领导可以随时了解项目的总体计划及执行情况、落实项目需要的资源、并做出相关重要的决策。无需到项目工地,也无需层层汇报,通过信息平台,公司领导就可随时掌控项目的方方面面。系统的无地域限制功能使领导不管身处何地都可以随时关注项目进展。

2. 项目管理层

参与项目管理的各部门各人员及时有效的沟通,减少了信息传递的时间,提高沟通效率;原本大量的手工工作由信息平台自动处理,大大降低了工作量,提高工作效率。

3. 项目层

信息平台方便地进行具体的任务施工、人员配备负荷和质量、安全等监督反馈工作。

五、信息化建设体会

1. 信息化建设的难点在于更新意识

做好信息化规划首先需要更新意识,应该从管理的角度而不是技术的角度去理解信息化。管理是一种过程性的、动态的控制活动。过程性是指决策分析过程、决策执行过程、决策反馈过程;动态是指管理活动的弹性,可以根据实际情况的变化调整管理控制的方式、方法;管理的实质就是一种控制,控制通过反馈机制实现。这就要求信息平台能够及时反馈决策执行情况的信息,帮助决策控制机构分析反馈信息,提示管理问题、提出解决方案,并最终发布决策信息。那么做好信息化规划第一步是设计信息系统如何有效的收集反馈信息,然后是信息系统如何提供精准的决策分析,最后是信息系统如何迅速的传递决策信息,并保证决策的顺利执行。铁建监理信息化的建设过程就是对管理创新重新认识的过程。

2. 信息化建设的关键在于理清企业管理脉络,打牢基础

科学化、规范化、标准化的流程管控是信息化的基础,也是信息化建设的结果。理清企业的管理脉络就是流程再造、流程优化,从而建立科学化、规范化、标准化的流程管控。比如安全管理,原来的安全检查条目多,内容杂,结果汇总及评分工作量大,时间上也不容易控制,因此提出信息化管理必须能及时整理并汇总不同的检查结果,并根据要求自动计算分值,形成报告并及时上报。公司领导及各项目总监集思广益并汇总意见,形成一套完整的安全检查管理办法并付诸于平台实施。可见,信息化就是管理创新,没有创新就没有信息化。

3. 信息化建设的重点是构建决策支持系统

构建决策支持系统就是要掌控全局、洞察细节和风险预警。铁建监理决策支持系统使得领导层知道的更多了,改变了审批无依据、决策无数据,周报月报单一、无法掌控全局,缺少事前风险评估及事中风险识别的状态;拥有更丰富、多角度数据分析;协助管理者迅速定位问题以及分析问题原因;能够主动识别风险,提供恰当及时的预警、提醒功能。

六、客户评价

有好的经验借鉴,有科学的流程分析,有优秀的服务团队。信息化建设是个庞大的复杂的过程,必须要有以上的经验才能使得信息化建设在逐步完善中取得成效,否则将会南辕北辙。

——总工程师 杨文忠